RODO BURY Sp. z o. o.

POLITYKA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH – KLAUZULA INFORMACYJNA BURY Sp. z o.o.

Niniejsza Polityka dotyczy zasad przetwarzania danych osobowych, stosowanych przez BURY Sp. z o. o. z siedzibą w Mielcu, ul. Wojska Polskiego 4, 39-300 Mielec, dalej jako: „Spółka” – jako administrator danych osobowych, sposobów i celów, w jakie dane są przetwarzane, a także praw osób fizycznych związanych ze zbieraniem i wykorzystywaniem takich danych.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka zbiera i przetwarza dane osobowe zgodnie z właściwymi przepisami, w tym w szczególności zgodnie z regulacjami RODO.

Spółka zapewnia przejrzystość przetwarzania danych, w szczególności zawsze informuje o przetwarzaniu danych w momencie ich zbierania, w tym o celu i podstawie prawnej przetwarzania.
Spółka dba o to, by dane były zbierane tylko w zakresie niezbędnym do wskazanego celu i przetwarzane tylko przez okres, w jakim jest to niezbędne.

Przetwarzając dane, Spółka zapewnia ich bezpieczeństwo i poufność oraz dostęp do informacji o przetwarzaniu osobom, których dane dotyczą.

W celu zapewnienia integralności i poufności danych, Spółka wdrożyła procedury umożliwiające dostęp do danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie obowiązki. Spółka podejmuje ponadto wszelkie niezbędne działania, by także jej podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na zlecenie Spółki.

W ramach niniejszej Polityki chcemy Państwa poinformować o wszelkich formach wykorzystywania informacji identyfikujących osoby fizyczne, zwanymi dalej „danymi osobowymi” („przetwarzanie”) w odniesieniu do osób fizycznych będących:

1. klientami, w tym potencjalnymi klientami Spółki,
2. wspólnikami, współpracownikami, pracownikami, przedstawicielami ustawowymi, pełnomocnikami lub reprezentantami takich klientów oraz
3. innymi osobami, których dane przetwarzamy w celach wykonania umowy pomiędzy klientami a Spółką, w tym w celu wystawienia lub realizacji faktur (łącznie zwani w niniejszej Polityce jako „Państwo” lub „Klienci”).

a także:

• o celu oraz sposobie w jaki Spółka gromadzi, wykorzystuje oraz przechowuje Państwa dane osobowe;
• na jakiej podstawie prawnej przetwarzane są te dane osobowe oraz
• jakie są Państwa prawa i nasze obowiązki w związku z  przetwarzaniem Państwa danych osobowych.

Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest BURY Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą  w Mielcu, ul. Wojska Polskiego 4, 39-300 Mielec, Polska . Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres e-mail rodo(at)bury.com lub adres korespondencyjny: ul. Wojska Polskiego 4, 39-300 Mielec (zwana dalej jako „Administrator”, „Spółka” lub „my”).

Rodzaje danych osobowych

Dane podawane przez Klientów

W związku ze współpracą pomiędzy Państwem a Spółką, a także współpracą przez podmioty pośredniczące, w tym podmioty powiązane w ramach Grupy BURY, możemy przetwarzać podane przez Państwa dane osobowe, takie jak:

1. imię i nazwisko, firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy korespondencyjne,
2. numery posiadane we właściwych rejestrach (np. numer NIP lub REGON),
3. numery identyfikacyjne np. PESEL,
4. dane kontaktowe, takie jak adres e-mail lub numer telefonu lub faxu,
5. stanowisko zajmowane przez Państwa w ramach Państwa organizacji,
6. numer rachunku bankowego.

W przypadku zawierania umowy bezpośrednio pomiędzy Państwem a Spółką, podanie danych określonych powyżej jest dobrowolne, lecz niezbędne dla celów zawarcia umowy oraz współpracy pomiędzy Klientem oraz Spółką. W przypadku, gdy nie zawierają Państwo umowy bezpośrednio ze Spółką, podanie danych osobowych może być Państwa obowiązkiem służbowym.

Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości realizacji współpracy pomiędzy Spółką a Klientem.

Dane zbierane z innych źródeł

Możemy pozyskiwać Państwa dane osobowe z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS, rejestr REGON w celu weryfikacji informacji podanych przez Klientów. Zakres przetwarzanych danych będzie w takim przypadku ograniczony do danych dostępnych publicznie w odpowiednich rejestrach.

Możemy również pozyskiwać Państwa dane osobowe od podmiotów, w których są Państwo zatrudnieni, lub którego są Państwo reprezentantami. Zakres przetwarzanych danych obejmie w takim przypadku informacje konieczne do realizacji umowy pomiędzy Spółką a takim podmiotem, np. informacje o zmianie danych kontaktowych lub zmianie stanowiska służbowego.

Możemy również pozyskiwać Państwa dane z wewnętrznych baz danych prowadzonych przez nasze podmioty powiązane w ramach grupy kapitałowej. Dotyczy to danych umożliwiających kontakt z konkretnym Klientem, który był odbiorcą lub dostawcą produktów jednego z podmiotów powiązanych ze Spółką.

Podstawy prawne przetwarzania danych

Możemy przetwarzać dane osobowe, jeśli  mamy ku temu ważną podstawę prawną. Dlatego przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy:

1. przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania zobowiązań umownych wobec Państwa, jeżeli są Państwo stroną umowy zawartej ze Spółką lub składają Państwo zamówienia na produkty lub usługi Spółki, bądź realizują Państwo zamówienia Spółki na Państwa produkty lub usługi;
2. przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z naszych obowiązków prawnych, np. obowiązku wystawienia faktury lub innego dokumentu wymaganego przepisami, lub wprost nakazuje nam to przepis prawa;
3. przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji uzasadnionych interesów Spółki lub strony trzeciej i nie wpływa nadmiernie na Państwa interesy ani podstawowe prawa i wolności, np. w celu:

• zawierania i wykonywania umów z Klientami będącymi jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej lub osobami prawnymi;
• ustalania lub dochodzenia przez Spółkę roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrony przed takimi roszczeniami;
• weryfikacji Klientów w publicznych rejestrach;
• kontaktu z Klientami, w tym prowadzenia wewnętrznych rejestrów Klientów służących umożliwieniu kontaktu z Klientami;
• wymiany danych o Klientach w grupie podmiotów powiązanych ze Spółką.

Okresy przetwarzania danych

Dane osobowe są przetwarzane jedynie w określonym celu i w zakresie koniecznym dla jego osiągnięcia oraz tak długo, jak jest to niezbędne.

Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres realizacji umowy zawartej ze Spółką, a po rozwiązaniu umowy przez okres konieczny dla zabezpieczenia dochodzenia ewentualnych roszczeń, oraz spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, a w przypadku cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych lub złożenia sprzeciwu – do momentu odpowiednio wycofania zgody lub złożenia sprzeciwu. W sytuacji, w której przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie przepisów prawa, dane będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów szczególnych, np. przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przekazywanie danych osobowych

Przekazywanie danych osobowych w ramach grupy podmiotów powiązanych ze Spółką

Możemy przekazywać dane osobowe naszym pracownikom i współpracownikom, a także innym podmiotom powiązanym ze Spółką. Dotyczy to następujących sytuacji:

• dostarczania i obsługi systemów i rozwiązań informatycznych używanych do przetwarzania danych o Klientach przez podmioty powiązane;
• udostępniania danych kontaktowych Klientów podmiotom powiązanym;
• udostępniania danych Klientów podmiotom powiązanym w ramach współpracy pomiędzy tymi spółkami i realizacji wzajemnych świadczeń z zakresu sprzedaży produktów i usług, takich jak usługi transportowe, magazynowe, logistyczne, obsługa prawna.

Przekazywanie danych osobowych do innych odbiorców

Dane mogą być przekazywane odbiorcom oraz innym stronom trzecim w związku z realizacją celów wymienionych powyżej, w zakresie w jakim są one dla nich niezbędne do wykonania przez Spółkę jej zadań, jeżeli wymaga tego przepis prawa lub jeżeli Spółka posiada inną podstawę prawną. Za odbiorców lub inne strony trzecie uznane mogą być:

• podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Spółki, takie jak dostawcy systemów informatycznych lub podmioty świadczące usługi archiwizacji dokumentów;
• wszelkie organy administracji publicznej, organy innych państw członkowskich UE, sądy, komornicy, jeżeli jest to wymagane przez obowiązujące prawo krajowe lub unijne albo na ich żądanie;
• dostawcy usług kurierskich lub pocztowych;
• firmy transportowe i spedytorskie;
• firmy zapewniające obsługę prawną;
• firmy windykacyjne;
• firmy ubezpieczające należności;
• inne podmioty.

Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Państwa dane osobowe mogą podlegać transgranicznemu przekazywaniu do państw nienależących do Europejskiego Obszaru Gospodarczego („EOG”) i państw, w których nie obowiązują przepisy określające szczególną ochronę danych osobowych. Spółka podjęła działania, aby zapewnić odpowiednią ochronę wszystkich danych osobowych oraz zgodność z prawem przekazywania danych osobowych poza teren EOG.W przypadku przekazywania danych osobowych poza teren EOG do państwa, które według Komisji Europejskiej nie zapewnia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych, przekazywanie będzie odbywać się na podstawie umowy uwzględniającej wymogi UE w zakresie przekazywania danych osobowych poza teren EOG, takie jak standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

Prawa przysługujące Klientom

Mają Państwo prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez Spółkę. Jeśli uważają Państwo, że jakiekolwiek informacje dotyczące Państwa osoby są nieprawidłowe lub niekompletne, mogą Państwo złożyć wniosek o ich sprostowanie.
• wycofania Państwa zgody w przypadku, gdy Spółka uzyskała taką zgodę na przetwarzanie danych osobowych; zasadniczo nie przetwarzamy danych osobowych na podstawie zgody (gdyż zwykle działamy w oparciu o inne podstawy prawne).
• żądania usunięcia Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO;
• żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO;
• wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania,

Osoby fizyczne mają prawo ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych w dowolnej chwili, ze względu na ich szczególną sytuację, chyba że przetwarzanie jest wymagane prawem.

W takim przypadku, nie będziemy dalej przetwarzać danych osobowych lub ograniczymy przetwarzanie, o ile jesteśmy w stanie wykazać prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania lub ustalenia, wykonywania lub obrony naszych praw.

• przeniesienia danych, tj. otrzymania danych osobowych przekazanych Spółce w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i możliwym do odczytu maszynowego formacie oraz do żądania przesłania takich danych osobowych do innego administratora danych osobowych, bez utrudnień ze strony Spółki i z zastrzeżeniem własnych zobowiązań dotyczących poufności
• złożenia skargi do właściwego organu nadzorczego.

Prawa powyższe nie mają charakteru bezwzględnego; przepisy przewidują wyjątki od ich stosowania.

Aby skorzystać z powyższych uprawnień, prosimy wysłać wiadomość e-mail lub skontaktować się ze Spółką korespondencyjnie na odpowiednie adresy Administratora wskazane powyżej w sekcji „ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH”.

Aktualizacje polityki

Niniejsza Polityka została zaktualizowana w dniu 1.02.2023 roku i może podlegać dalszym zmianom. Jeżeli będzie to wymagane prawem, będziemy informować Państwa o wszelkich istotnych zmianach za pośrednictwem naszej strony internetowej lub innych zwyczajowo wykorzystywanych kanałów komunikacji z Klientami.